Kế hoạch kinh doanh liên tục BCP – “bí kíp” sinh tồn trong khủng hoảng của doanh nghiệp

Do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, để đảm bảo an toàn cho nhân viên, hàng loạt doanh nghiệp áp dụng chính sách làm việc từ xa nhằm hạn chế lây lan dịch bệnh. Thực tế chính sách làm việc từ xa chỉ là một phần trong BCP. 

BCP là gì mà lại được giới C-Levels (chỉ những nhà quản lý cấp cao của doanh nghiệp) nhắc đến khá nhiều trong bối cảnh COVID-19 diễn biến khó lường như hiện nay? Vì sao BCP lại được coi là “bí kíp” sinh tồn của doanh nghiệp trong khủng hoảng mùa dịch như hiện nay?

Còn chần chờ gì nữa, cùng Sao Kim tìm hiểu kỹ hơn thông qua bài viết này ngay thôi!

1. Thuật ngữ BCP

BCP (viết tắt của Business Continuity Plan) là kế hoạch đảm bảo kinh doanh liên tục, không gián đoạn. Khi những rủi ro bất chợt như thiên tai, dịch bệnh xảy ra kế hoạch kinh doanh liên tục BCP giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa sự ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh, đảm bảo an toàn cho nhân viên, khách hàng và đối tác.

Trong tình hình hiện tại, kế hoạch kinh doanh liên tục BCP là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp. Các mối đe dọa và gián đoạn có nghĩa là mất đi một khoản doanh thu và gia tăng chi phí, dẫn đến giảm lợi nhuận. 

2. Cách xây dựng bộ phận BCP

Với mỗi doanh nghiệp sẽ thành lập một bộ phận kế hoạch kinh doanh liên tục BCP khác nhau. Một BCP hiệu quả nên bao gồm các nhóm lãnh đạo cấp cao với vai trò cụ thể như sau:

Chủ tịch (BCP Chairman): có một tầm nhìn bao quát, chịu trách nhiệm phê duyệt kế hoạch ứng phó sát với tình hình thực tế.

Đội phản ứng nhanh (Contingency Team): là đội lên kế hoạch ứng phó, và thực thi kế hoạch. Có trách nhiệm cập nhật thông tin, hướng dẫn cụ thể nhân sự về diễn biến của dịch bệnh trong và ngoài nước. Áp dụng các biện pháp dịch tễ hữu hiệu theo hướng dẫn của WHO và Bộ Y Tế. Sắp xếp triển khai những chính sách, hoạt động kinh doanh ứng phó kịp thời để hạn chế rủi ro. Làm việc ở nhà, tách nhóm làm việc khi cần là những chính sách làm việc được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong thời điểm nhạy cảm này.

Đội ứng phó khẩn cấp và truyền thông (Emergency Response and Communication Team): là đầu mối liên lạc khi nhân viên báo cáo về tình hình dịch bệnh, lên kế hoạch và triển khai việc truyền thông trong và ngoài doanh nghiệp.

Đội kỹ thuật và IT (IT Technical Services Team): quản lý và đảm bảo hỗ trợ kỹ thuật kịp thời đối với hoạt động kinh doanh và hoạt động của bộ phận BCP, lên kế hoạch chuẩn bị thiết bị cho nhân viên làm việc tại nhà,….

Do đặc tính của mỗi ngành nghề khác nhau nên kế hoạch kinh doanh liên tục BCP cũng sẽ khác nhau. Dựa vào tình hình của mỗi doanh nghiệp sẽ thành lập nên một bộ phận BCP phù hợp, hiệu quả nhất.

Xem thêm: 31 chiến thuật tăng doanh thu bán hàng hiệu quả trong mùa dịch virus COVID-19

3. BCP có làm giảm hiệu suất công việc?

Kế hoạch kinh doanh liên tục BCP bao gồm một chuỗi hành động, trong đó có chế độ làm việc linh hoạt cho nhân viên. Theo một nghiên cứu của What Workers Want của tập đoàn ManpowerGroup người lao động gen Z và gen Y (những người sinh sau năm 1984) đều có mong muốn được làm việc tại nhà (work from home), hoặc làm việc từ xa (work form wherever).

Theo nghiên cứu trên, thu nhập cao, sự linh hoạt và khối lượng công việc phù hợp là các yếu tố chính thu hút và giữ chân người lao động. Làm việc trực tuyến từ xa là hình thức đã rất quen thuộc đối với các nước phát triển trên toàn cầu.

Khi người lao động được linh hoạt hơn trong cách thức làm việc, họ sẽ cảm thấy được công ty quan tâm và trân trọng. Đó chính là một trong các yếu tố quan trọng giúp nâng cao tinh thần, vượt qua khủng hoảng trước những tình huống không mong muốn.

Tháp nhu cầu người lao động

4. Tinh thần tự giác của nhân viên

Câu chuyện mà chủ doanh nghiệp nào cũng quan tâm trong thời gian gần đây là người lao động liệu có tự giác làm việc hay không. 

Nếu các công ty vẫn trả chế độ đãi ngộ tốt cộng thêm cơ chế làm việc linh hoạt, người lao động sẽ tự ý thức làm việc nghiêm túc. Vì thực sự trong tình hình dịch bệnh hiện nay, bản thân người lao động cũng rất sợ mất việc.

Về phía doanh nghiệp, điều cần thiết là phải xây dựng một hệ thống đo lường hiệu quả làm việc (KPI) và hệ thống quản lý báo cáo chi tiết của mỗi cá nhân. 

Lãnh đạo doanh nghiệp nên tạo điều kiện để trong những thời điểm phù hợp nhân viên có thể thay đổi địa điểm làm việc (làm tại nhà, tại quán cafe, tại một không gian làm việc chung,…) để tạo sự thay đổi, khuyến khích họ làm việc hiệu quả hơn. 

Nếu áp dụng đúng thì đây vừa là phương thức làm việc hiệu quả vừa giúp doanh nghiệp giảm được chi phí cố định.

Về phía người lao động. Một trong những rào cản lớn nhất là họ cần phải học được sự chủ động và tác phong tự giác.

Người lao động cần biết cách chủ động giải quyết vấn đề. Đây là lúc khả năng học hỏi của mỗi cá nhân được phát huy một cách tối đa.

Trên thực tế, hình thức làm việc từ xa không phù hợp với mọi đối tượng, nên doanh nghiệp cần cân nhắc áp dụng hình thức này đối tượng phù hợp khi để đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh.

5. BCP với những ngành dịch vụ?

Đợt dịch này càng khiến cho doanh nghiệp phải sáng tạo đổi mới hơn nữa để nghĩ ra những phương thức kinh doanh hiệu quả. 

Như đã nói, tất cả ngành nghề nói chung và những ngành đòi hỏi sự phục vụ trực tiếp của con người nói riêng đều có thể áp dụng kế hoạch kinh doanh liên tục BCP. 

Những ngành sản xuất, bán lẻ, ngân hàng cũng đã biết cách tận dụng công nghệ vào các dịch vụ khách hàng từ trước khi dịch bệnh xuất hiện.

Điều doanh nghiệp cần làm là xây dựng hệ thống đo lường hiệu quả và cân nhắc áp dụng cho nhân sự phù hợp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị bản kế hoạch ứng phó BCP để đảm bảo công việc sản xuất kinh doanh cũng như quản lý các nguồn lực (bao gồm con người) không bị gián đoạn trước những sự cố bất khả kháng như đợt dịch COVID-19 lần này.

Và đặc biết, quan trọng hơn cả là trong mọi trường hợp, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và hướng dẫn của Bộ Y tế/WHO đã đưa ra để đảm bảo sự an toàn cho tất cả nhân sự và khách hàng của mình.

Sao Kim hy vọng bạn sẽ thích bài viết cung cấp kiến thức về kế hoạch kinh doanh liên tục BCP này của chúng tôi. Sao Kim mong muốn đồng hành cùng doanh nghiệp Việt vượt qua khủng hoảng mùa dịch hiệu quả nhất.

Nguồn tham khảo: Sao Kim Branding

Xem thêm các bài viết liên quan: 

• Checklist giải pháp cho doanh nghiệp ứng biến với đại dịch COVID-19

• “Hiến kế tìm cách” giúp doanh nghiệp lấy lại phong độ sau đại dịch Corona